お役立ちツール紹介！Googleドキュメントを使いこなそう♪ - S-Collection株式会社　システムについて

身近なお役立ちツールとして「Googleを使いこなそう♪」をシリーズでお届けしています。

今回は、Googleドキュメントを紹介します。

Googleドキュメントは、オンライン上で文書作成や編集ができるツールです。

Google スプレッドシートが表計算ツールであるのに対し、Googleドキュメントはワードプロセッサにあたります。マイクロソフトの製品でいえば、Word（ワード）に相当します。

Wordの代わりに使用することもできますし、WordとGoogleドキュメントを併用することで仕事の効率アップが期待できます。

それでは、Googleドキュメントの機能について、紹介していきます。

これがGoogleドキュメントの最大の特長といえます。複数人でひとつのドキュメントを同時に編集することができます。編集がされている箇所には、編集している人の名前が表示されるので、共同編集者が入力する編集内容を確認したり、チャット機能でやり取りをしたり、コメントを付けて質問したりすることもできます。

グループで資料を作成する必要がある際に非常に便利なツールです。

また、自分のドキュメントやフォルダへアクセスすることができるユーザーを、自分で選択して決めることができます。ドキュメントの編集、閲覧、またはコメント入力などの権限を個人やグループにそれぞれ付与することができます。

GoogleドキュメントはWebブラウザで利用するWebアプリケーションです。基本的な仕組みはWebサイトと同一ですので、インターネットへ接続していれば、ドキュメントを作成、編集、共有することができます。もちろんiPhone、iPad、Android等端末の種類は関係ありません。

さらに、Google Chromeに「Googleオフラインドキュメント」という拡張機能をインストールすれば、インターネットのない環境でも利用できます。

Googleドキュメントを編集するとすべての変更内容が自動的に保存され、都度保存する必要がありません。さらに、変更履歴が残るため編集前のバージョンを確認し元に戻すことができます。変更前のデータはすべて無期限に保存され、保存容量にカウントされません。

Googleドキュメントは上記のような特長に加えて基本的な機能として、表や図形の作成もできますし、画像編集やグラフ作成機能、一般的なファイル形式での読み込み、書き出し機能も用意されています。

このように、Googleドキュメントは複数人で作業を行う際、最新の文書をリアルタイムで共有し編集することができるという強みがあります。

引き続きみなさまの業務に役立つGoogleのツールを紹介していきます。