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お役立ちツール紹介!Googleスプレッドシートをつかいこなそう♪〜マクロ編〜

マクロに記録して業務の効率アップ!

以前、「Googleスプレッドシートをつかいこなそう♪〜関数編〜」では、厳選した2つの関数について紹介しました。スプレッドシートをさらに活用していくにあたり、今回はマクロ機能についてご紹介します。

1.マクロとは?

「マクロ」という言葉の意味を調べると、「巨大」「巨視的」といった記述が出てきますが、ここでの「マクロ」とは、「スプレッドシート上で行う、一連の操作を記録する機能のこと」になります。

2.マクロでどんなことができるの?

日々の業務のなかで、スプレッドシート上で複雑な操作を繰り返す必要があることも多いのではないでしょうか。
その操作をマクロに記録することで、操作を自動化することができます。また、自動化により、操作ミスをなくすこともできます。
それでは実際に、「操作を記録して、記録したマクロを実行する」という手順について、紹介します。
新規にシートを作成し、その新規シートのA1セルのセル色を変えるマクロをつくってみましょう。

Step1.マクロの記録を開始する

まず、マクロの記録を開始します。メニューより、「ツール」→「マクロ」→「マクロを記録」を選択します。
すると、「新しいマクロを記録しています…」というダイアログが表示され、赤い丸が点滅します。
これは、「ただいま、マクロを記録中」ということを表しています。

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Step2.操作を記録する

次に、操作を記録していきます。
今回は、新規にシートを作成し、その新規シートのA1セルのセル色を変えるマクロをつくるので、まずスプレッドシートの左下にある「+」を選択します。
ダイアログに「操作1:新しいシートを挿入」と表示され、どのような操作が記録されたのかが分かります。
新規シートに切り替わり、「A1」セルが選択された状態になっているので、次にスプレッドシートの上部にあるツールバーより、「塗りつぶしの色」のアイコンをクリックして任意の色を選択します。
ダイアログには「操作2:書式スタイルを設定」と表示されます。
そして、ダイアログの「保存」をクリックして、マクロの記録を停止します。

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Step3.記録したマクロを保存する

次に、記録したマクロを保存します。
「新しいマクロの保存」ダイアログが開くので、今回は下記設定とします。
 名前:セル色変更
 ショートカット:1
ショートカットキーには、数字の1~9を割り当てることができます。
「保存」をクリックすると、「マクロを保存しました」というメッセージが表示されます。
これでマクロの記録は完了です。

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Step4.保存したマクロを実行する

最後に、セル色変更マクロを実行してみましょう。
スプレッドシートのメニューより、「ツール」→「マクロ」を選択すると、先ほど保存したマクロ「セル色変更」が、メニューに表示されているので選択します。

選択したマクロが実行され、新規シートの作成と、その新規シートのA1セルのセル色変更が行われます。マクロを初めて実行するときには認証が必要です。認証は画面に表示された順に進めてください。
割り当てたショートカットキー「Ctrl + Shift+ Alt + 1 」でも、同じように実行することができます。

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今回は、スプレッドシートのマクロとは何か、またその記録と実行手順について紹介しました。
ぜひ、マクロを活用して、業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
これからも引き続き、業務に役立つGoogleスプレッドシートの活用術を紹介していきます。