お役立ちツール紹介！Googleスプレッドシートを使いこなそう♪〜スプレッドシート編〜

Gmailをはじめとして、Googleはスプレッドシートやドキュメントなど、多数のツールを用意しています。

今回から数回にわたって、Googleのツールとそのツールが持つ機能について紹介します。

今回はGoogle スプレッドシートについて紹介していきます。

Google スプレッドシートを業務で使っている会社もあり、Googleのツールの中ではメジャーなものとなっています。

大きな特長としては複数人で同時に編集して情報共有したり、Excelにもあるような表計算機能を使用したりできるため、非常に便利なツールです。

Excelを使い慣れている方はGoogleスプレットシートに慣れるまで抵抗があるかもしれませんが、使い慣れれば仕事の効率アップが図れるツールです。

では、Google スプレッドシートにはどのような機能があるのでしょうか。

Google スプレッドシートにはExcelを使い慣れている方も活用しやすいように、Excelにもある機能がいくつか用意されています。

スプレッドシートには、グラフ、条件付き書式、フィルタ機能、関数、ピボットテーブルなどの表計算機能が多数備わっています。そのためExcelと遜色なく使用できます。

スプレッドシートには多数のショートカットがあります。そのほとんどがExcelに限らず、普段使い慣れているショートカットキーと同じ組み合わせです。

スプレッドシートには特有の機能がたくさんあるため、ここでは厳選してお伝えします。時間や場所を問わずスプレッドシートにアクセスできる

複数人で同時に編集できることがスプレッドシートの最大のメリットといえます。

また、他のユーザーの編集をリアルタイムで見ることができるため、常に最新版のスプレッドシートを確認できるのも特長のひとつです。これにより、自分が開いたシートが最新版かどうかわからずに混乱する事態を防ぐことができます。

どこにいても、スマートフォンやパソコンでスプレッドシートを作成、編集、共有をすることができます。また、オフラインでも作業をすることができます。これにより、場所を問わずいつでも作業をすることが可能となります。

スプレッドシートを編集するとすべての変更内容が自動的に保存されます。しかし、変更履歴はしっかり残るため、古いバージョンの復元をすることもできます。

報告や連絡をメールでしなくても、報告事項などの編集をした際には事前に登録しているメンバーに自動でメール通知が送信される機能があります。スマートフォンから編集しても機能するため、出先からでも連絡や報告が簡単にできます。

これまで紹介したように、Google スプレッドシートは情報を複数名で共有することができる便利な機能を多数備えています。
Google スプレッドシートを活用し、素早い情報伝達や作業の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

S-Collection株式会社でも、日々スプレッドシートを用いた業務の効率化を進めています。業務効率化にむけて蓄積されたスプレッドシートのノウハウを基に、今後とも役立つ情報を発信していきます。

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