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S-Collectionのシステムについて

お役立ちツール紹介!Googleスプレッドシートを使いこなそう♪〜スプレッドシート編〜

もはやExcelと遜色ない!! Google スプレッドシートの活用術!!!

Gmailをはじめとして、Googleスプレッドシートやドキュメントなど、多数のツールを用意しています。

今回から数回にわたって、Googleのツールとそのツールが持つ機能について紹介します。

今回はGoogleスプレッドシートについて紹介していきます。

Googleスプレッドシートを業務で使っている会社もあり、Googleのツールの中ではメジャーなものとなっています。

大きな特長としては複数人で同時に編集して情報共有したり、Excelにもあるような表計算機能を使用したりできるため、非常に便利なツールです。

Excelを使い慣れている方はGoogleスプレットシートに慣れるまで抵抗があるかもしれませんが、使い慣れれば仕事の効率アップが図れるツールです。

では、Googleスプレッドシートにはどのような機能があるのでしょうか。

 

1.Excelと同じように使える基本操作

GoogleスプレッドシートにはExcelを使い慣れている方も活用しやすいように、Excelにもある機能がいくつか用意されています。

表計算機能

スプレッドシートには、グラフ、条件付き書式、フィルタ機能、関数、ピボットテーブルなどの表計算機能が多数備わっています。そのためExcelと遜色なく使用できます。

ショートカットキー

スプレッドシートには多数のショートカットがあります。そのほとんどがExcelに限らず、普段使い慣れているショートカットキーと同じ組み合わせです。

 

2.スプレッドシートだからこそできる機能

スプレッドシートには特有の機能がたくさんあるため、ここでは厳選してお伝えします。時間や場所を問わずスプレッドシートにアクセスできる 

複数人が同時に編集できる

複数人で同時に編集できることがスプレッドシートの最大のメリットといえます。

また、他のユーザーの編集をリアルタイムで見ることができるため、常に最新版のスプレッドシートを確認できるのも特長のひとつです。これにより、自分が開いたシートが最新版かどうかわからずに混乱する事態を防ぐことができます。 

時間や場所を問わずスプレッドシートにアクセスできる

どこにいても、スマートフォンやパソコンでスプレッドシートを作成、編集、共有をすることができます。また、オフラインでも作業をすることができます。これにより、場所を問わずいつでも作業をすることが可能となります。 

「保存」ボタンを押す必要がない

スプレッドシートを編集するとすべての変更内容が自動的に保存されます。しかし、変更履歴はしっかり残るため、古いバージョンの復元をすることもできます。 

編集された際に自動でメール通知が届く

報告や連絡をメールでしなくても、報告事項などの編集をした際には事前に登録しているメンバーに自動でメール通知が送信される機能があります。スマートフォンから編集しても機能するため、出先からでも連絡や報告が簡単にできます。

 

これまで紹介したように、Googleスプレッドシートは情報を複数名で共有することができる便利な機能を多数備えています。
Googleスプレッドシートを活用し、素早い情報伝達や作業の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

S-Collection株式会社でも、日々スプレッドシートを用いた業務の効率化を進めています。業務効率化にむけて蓄積されたスプレッドシートのノウハウを基に、今後とも役立つ情報を発信していきます。

衝撃!RPAによる大幅な業務改善と今後の可能性②

ここまでできる!事例から学ぶRPA活用法!!

前回はRPAのクラスについて紹介しました。今回は実際にRPAがどのように活用されているかについて紹介します。

 

大幅な業務改善!RPAの活用事例

現在はルールベースの業務を自動化するClass1が最も普及しており、働き方改革を進める企業に注目されています。実際、ブラウザやWindowsアプリの操作、メールの送受信やファイル添付の操作、Excelデータの入出力などの業務が自動化されています。

具体的な活用事例として、ある生命保険会社のオペレーションセンターへの導入事例があります。業務を滞らせる原因となっていた「顧客情報を確認する際の画面遷移」にRPAを導入したことによって、作業が自動化されて飛躍的に業務効率を上げることに成功しました。

また、国内で仕入れた車を海外に輸出する事業を手掛ける中古自動車販売店の活用事例もあります。この販売店では、営業マンが海外の顧客からのオーダーに合わせてインターネットで情報を集め、マッチングを図るという一連の作業を行っていました。
しかし、この作業のルールとフローをRPAに覚えさせて代行させることにより作業スピードと正確性が大幅に向上し、わずか2ヵ月で売り上げを3倍にまで伸ばすことに成功しました。                                     

                  
RPAの未来とS-Collection株式会社の将来像

将来的には、AIの台頭により人間が行う仕事がロボットに取って代わることを危惧する声が多くあがっています。一般的にはRPAを1体導入することで、2~5人分に相当する仕事量に対応できるため、RPAの普及によって人間が行う仕事が一部無くなるという主張もあります。

しかし一方で、現場での柔軟な業務対応が重視される日本では、システム主導で業務の大部分を自動化、規格化するようなやり方は浸透が遅いとも考えられています。
実際、多くのロボットが導入されている工場の製造ラインでも、ロボットの動きを監視、監督する役目を人間が担っているケースもいまだに多い状況です。

このように「RPAの導入がいかに進んでも、ロボットだけで仕事は完結しない」といわれています。そのため、今後はRPAというロボットと人間の双方の長所を活かした業務設計ができるかどうかが重要になっていきます。


RPAの業務設計の部分で、S-Collection株式会社がお役に立てることがあります。
RPA導入のお手伝いはもちろん、「RPAが自社にどう活用できるかを知りたい」「導入した場合としない場合の違いを明確にして、導入するか判断したい」など、検討ベースの企業様にもお役立ちできる情報を提供いたします。
RPA導入をご検討の企業様は、ぜひS-Collection株式会社にご相談ください。

衝撃!RPAによる大幅な業務改善と今後の可能性①

いまだに実現できない「RPA」の最高クラスとは!?

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、定型的なパソコン操作をロボットで自動化することをさします。ただしロボットといっても、RPAはソフトウェアなので、マンガやアニメに出てくる機械のロボットのように形のあるものではありません。

一部の工場の製造ラインでは、既にロボットによって作業が自動化されています。組み立てや溶接が自動化されているのを、テレビや動画などで目にする機会は多くあります。

最近では、物流分野でもロボットが活躍するようになってきています。一部の倉庫では既に自動化が行われていて、さらにドローンによる自動配送サービスも近い将来に実現されるといわれています。

これらと同じように、IT業界においても単純作業をロボットに任せることで、業務の正確性向上と作業時間の短縮を実現し始めています。実際、Excelのファイルから値を読み取り、システムの登録画面へ入力していくような単純作業を、RPAが人間よりも速く正確に処理している実例があります。

 

単純作業から経営判断まで!RPAのクラス分け

RPAはその段階によって、「Class1」「Class2」「Class3」に分類されています。

Class1:定型業務の自動化

人が手作業で行っているマウスやキーボード操作を、そのまま自動化するクラスです。ルールに基づいた定型業務の処理に向いているマクロ型で、現在もっとも普及しているRPAです。

Class2:一部の非定型業務の自動化

定型業務の自動化だけでなくAIを活用してデータの分析を行えるため、非定型業務や例外処理にも対応できるクラスです。伝票をスキャンするOCR(光学文字読み取り装置)の文字認識率向上や、過去データと照合して分析するような業務での活用が期待されています。

Class3:非定型業務の自律化

データの分析だけでなく、大量のデータを基に学習して業務プロセスの改善や意思決定まで行うことができるクラスです。人間の能力では不可能といわれるほどの膨大なデータに基づく経営判断を実現させます。現地点ではまだこのClass3の領域に到達できていないといわれています。

 

今回はRPAのクラスとその働きについて紹介しました。次回は実際にRPAがどのように活用されているかについて紹介します。

システム保守は委託 OR 自社運用?それぞれのメリットとデメリット

まだまだ知られていなかった!システム保守って誰がやるの?

最近では、保守なしで継続的に利用できるシステムはない、といわれるほど、開発終了後のシステム保守が重要視されています。開発終了後に、システムを運用しながらソフトウェアを改善する前提で開発することも多くなっています。

システム保守の重要性が高まったこともあり、以前とは保守に対する考え方が変わってきています。

ひと昔前まで、大切な社内システムは自社内で管理するのが基本、という常識がありました。セキュリティ面を考えれば、外部の企業に運用を任せると、情報漏えいの危険性を抱えるからです。

しかし、最近はシステムが複雑化して、専門家でなければ扱えないほど技術が向上してきたので、運用保守を外部の企業に委託する企業も増えてきています。

システム保守を自社運用するか、それとも外部に委託運用するか。果たして、どちらが会社にとってよいのでしょうか?

 

自社運用について

システムを自社運用することには、どのようなメリット、デメリットがあるのでしょう。

先ほどもお伝えしたように、今までの主流は自社運用でしたが、これには他にも理由があります。自社で運用すれば、システムの追加や改修の費用を抑えたり、業務内容に精通した担当者を作業にあてたりすることができます。

しかし専門家ではない場合もあるため、最新のセキュリティやシステムのバージョンアップなどについていきにくい、というデメリットがあります。もし、自社運用のままシステム保守の技術を向上させようと思うと、専門的な人材を雇うか、派遣してもらう必要があります。

 

委託運用について

一方で、保守業務を専門家に委託するとどうなるでしょう。

メリットとしては、専門家として技術レベルが高いため、最新の技術を用いた機能追加や改修を迅速に実施できることです。ただし、最新の技術が本当にその企業様に必要かどうか、検討しづらくなるというデメリットもあります。

 

自社運用か委託運用か?

システム保守の自社運用と委託運用について、それぞれメリット、デメリットを挙げましたが、どちらが最適か、その答えは企業様によって違ってくるでしょう。

それぞれの特性を考慮しながら、企業内で考えて決めていくしかありません。

S-Collection株式会社には、経験豊富な技術担当者が在籍しています。まずはじっくり現在の状況とこれからの展望についてお話を伺い、企業様にとっての最適な方法を一緒に考えさせていただきます。保守運用についてお悩みの際は、ぜひ一度ご相談ください。

これでシステム設計の達人に!重要なポイント教えます②

前回「これでシステム設計の達人に!重要なポイント教えます① - システムについて」では、システム設計に必要な力は3つあり、いちばん大事なのはコミュニケーション力だと紹介しました。今回は残る2つの技術力とマネジメント力についてご紹介します。

 

とはいっても、必要な技術力

コミュニケーション力が大事、とはいってもシステム設計するうえでITの知識は必要です。企業様との話し合いでは、その場での対応が求められることもあるので、受け応えできるだけの用意は必要です。

システム設計で必要な技術とは、その設計を実現するために考える力から、具体的に設計書を書いていくスキルなど、多岐にわたります。

ITの知識がない担当者に対して専門的な技術を噛み砕いて説明する力も、逆にスキルの高い担当者に対応できる技術力も、どちらも必要です。

 

期日達成のためのマネジメント力

そして最後にマネジメント力です。最近では、特に設計のための工数(=作業量の総和)が厳しく制限されており、この工数と進捗を管理する能力を重要視する企業も多いでしょう。

限られた経費、工数でシステム設計するためには、進捗やスケジュールをしっかりと把握する必要があります。いくらよいものができても、納期を過ぎてしまえば企業様からの信頼がなくなったり、赤字になったりすることもあります。

 

S-Collection株式会社には、さまざまなを技術をもった多くのエンジニアが在籍しています。そしてWEBチケット、メディア事業、通信事業、イベント運営など多岐にわたる事業を展開していくなかで、高いコミュニケーション力を持つスタッフをアサインしています。S-Collection株式会社では日々進化する技術や、世の中のニーズの変化に対応しながら、企業様にとって最適のシステム設計と運用をサポートします。

 

これでシステム設計の達人に!重要なポイント教えます①

システムをつくる!エンジニアに必要なのはアナログのスキルだった?

システム開発の工程は、設計-プログラミング-テスト-保守、大きくこの4つに分けられます。今回は、一番はじめの「設計」について紹介します。具体的に、システム設計では下記の手順で作業していきます。

ヒアリング:企業様から、どのようなシステムを構築したいかを聞く
②要件定義:実装する性能を企業様に提案する
③外部設計:要件定義を基に、ユーザーに向けた仕様を決定する
④内部設計:外部設計を基に、システムの内部構造や、機能、データの構造などを決定する

この設計という工程は、システムの品質や方向性を決める重要な工程で、システムの開発が効率的に、短時間でできるかどうかも決まってきます。


システム設計で必要なことは!?

それでは、システム設計を行ううえで、エンジニアに必要なことは一体なんでしょうか?大きく分けると、コミュニケーション力、技術力、そしてマネジメント力の3つが必要です。

システム設計と聞くと、技術に特化しているように思える人も多いかもしれません。しかし実際はそうでもありません。例外を除き複数人でチームを組み、プロジェクト制で作業を進めることが多いです。そのため、スムーズにシステム設計を行うためには、技術力はもちろん、コミュニケーション力やマネジメント力も必要になるため、技術力ばかりとは言えないのです。

 

いちばんはコミュニケーション力

意外に思われるかもしれませんが、エンジニアにとってもっとも必要な能力は「コミュニケーション力」です。その理由として、2点あげられます。

1. クライアントとのやり取り

システム開発で一番問題になりやすいのが、出来上がったシステムが企業様の要望どおりかどうかということです。要望どおりのシステムを設計するためには、まず企業様の声をしっかりと受け止めることが重要です。常にコミュニケーションを取り、確認しながら設計を行うことが大事になってきます。

企業の担当者様も知識や技術のレベルはさまざまで、システムやITに精通している方もいれば、専門外の方もいます。エンジニアはシステムやITの知識を噛み砕いて説明し、担当者様からシステムの要望をヒアリングし、話し合いながらひとつずつシステムを設計していきます。

2.チームメンバーとのコミュニケーション

先ほどもお伝えしたとおり、システム設計は複数の人によるプロジェクト制で仕事を進めることが多いです。メンバーとのコミュニケーションは、設計を進めていくうえで必要不可欠な能力といえます。
技術力やマネジメント力は、得意な人に聞くこともできますが、コミュニケーション力はほかに代えがきかない力です。

システム設計に必要なエンジニアの3つの能力のうち、残りの技術力とマネジメント力については、次回紹介します。

次世代サービスを支える『5G』とは!?②

次世代のサービスを劇的に変える!5Gネットワーク

前回は、通信ネットワークの変革についておさらいしました。そしていよいよ5Gが登場します。

 

5Gがつなぐ世界!

ただ生活するには十分すぎるほど、現在はすでに通信インフラは整備されているように感じます。それでは、なぜいま次世代の5Gが注目されているのでしょう。それは近い未来に普及する「IoT」を見越してのことなのです。

IoTとは、(Internet of Things)モノのインターネットの略で、PCやスマートフォンのような通信用の端末ではなく、家電や自動車などの「モノ」がインターネットにつながることをいいます。詳しくは、システムブログ「IoTの活用」を参考にしてください。

近い将来、地球のあちこちで人口増加、高齢化社会、人口集中などが予測されています。それによりエネルギー、水、食糧の不足や、医療格差に環境破壊など、多くの社会的な問題が懸念されています。これらのメガトレンドに対応するためにも、各国はIoTを使ってスマートな社会を実現し、解決していこうと考えています。

しかしこのIoTが実現すれば、あらゆる「モノ」がネットワークにつながることになり、世界中の通信量は今の7倍にも増えてしまい、より高速な通信環境が必要になります。そうなるとすぐに4Gでカバーできる限界を超えてしまうため、4Gよりも高速でデータ量も多い、5Gの実現が期待されています。

「5G」は3G→4G→5Gという単なるバージョンアップではなく、世の中の仕組みを一変してしまうほどのネットワーク技術なのです。

 

2020年東京オリンピック開催時はどんな社会に?

現在、2020年に開催する東京オリンピックに間に合うよう、急ピッチで5Gの整備が進められています。
もし、東京オリンピックに5Gが間に合えば・・・。

テレビは4Kどころか8Kになり、あたかも目の前で競技が行われているかのような臨場感を味わえるでしょう。競技を撮影するカメラも、最新鋭のドローンがさまざまなアングルから、迫力のある映像を伝えてくれます。

世界中からもたくさんの人が日本に集まります。自動化された交通網は、渋滞が起きにくいよう管理され、高速でつながりやすいインターネット環境は、屋外でもスムーズに映像を見ることを可能にします。外国人から道を聞かれても、慌てる必要はありません。翻訳ツールは今よりももっと便利になっている、そんな生活はもうすぐそこまで来ています。


S-Collection株式会社も、これからの近い将来をみなさんと一緒に設計していきたいと考えています。
5Gが普及した社会では、きっと今までにない新しいことが実現できるでしょう。その際には私たちS-Collection株式会社の経験や実績が、みなさんのお役に立てると確信しています。

具体的に何をすれば良いのかわからない、考えはあるけれどどうやって形にすればいいかわからない、どんなことでも大丈夫です。ぜひ一度、お気軽にお問い合わせください。